Tämä ohje on tehty linjaukseksi hallituksen toimintatavoista eri asioihin liittyen. Ohje on tehty ainoastaan ohjenuoraksi, ja sen soveltamisessa tulee käyttää tilannekohtaista harkintaa.

Toimintatapojen sitovuus

Näitä ohjeita pyritään noudattamaan normaalisti. Hallitus voi kuitenkin poiketa niistä ilman erillistä päätöstä silloin kun katsoo sen tarpeelliseksi.

Hallituksen kokouksien valmistelu

Puheenjohtaja tai muu nimetty henkilö valmistelee jokaisesta kokouksesta etukäteen yhdistyksen intranetiin esityslistan, jota ainakin kaikki hallituksen jäsenet pystyvät muuttamaan. Esityslista ei ole kuitenkaan lopullinen ennen sen vahvistamista kokouksen alussa.

Jokainen hallituksen jäsen ja muut hallitukselle asioita esittelevät vastaavat siitä, että ovat valmistelleet omat osionsa riittävästi, jotta kokouksen muut osanottajat eivät joudu kohtuuttomasti odottamaan osioiden välissä.

Hallitus pyrkii pitämään vähintään yhden ns. live-kokouksen keväällä ja yhden syksyllä.

Hallituksen kokouksien koollekutsuminen

Hallituksen kokouksien lopulliset ajankohdat pyritään ilmoittamaan vähintään neljä vuorokautta ennen kokouksen alkamista yhdistyksen hallituksen jäsenten lisäksi myös yhdistyksen jäsenistölle sähköpostilistojen kautta. Yhdityksen jäsenille pyritään järjestämään mahdollisuus olla paikalla hallituksen kokouksissa, ellei erityistä syytä rajoittaa pääsyä ole. Puheoikeutta jäsenillä ei kuitenkaan ole, vaan puheenvuoroa pyydetään puheenjohtajalta jonka harkinnassa sen myöntäminen on.

Hallituksen kokouksien kulku

Hallituksen kokouksien pykälänumerointi tehdään vuosikohtaisella juoksevalla numeroinnilla, eli ainoastaan vuoden ensimmäisessä kokouksessa on 1 §, numerointi jatkuu seuraavissa kokouksissa siitä mihin edellisessä jäätiin. Näin päätöksiin voidaan viitata helposti pelkällä pykälänumerolla ja vuosiluvulla sekä kaikkien pöytäkirjojen tallella oleminen on helposti varmennettavissa pykälänumeroinnin jatkuvuuden perusteella.

Hallituksen toiminnan avoimuus

Hallituksen toiminnan avoimuus jäsenistölle varmistetaan siten, että jäsenet voivat pääsääntöisesti osallistua hallituksen kokouksiin (joskin ilman puheoikeutta), ja että hallituksen asiakirjat ovat paitsi avoimia jäsenistölle myös nähtävillä yhdistyksen intranetissä ilman erillistä asiakirjan pyytämistä.